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Gestion des documents

L’approche d’Archives Lanaudière s’appuie principalement sur l’importance d’élaborer un programme de gestion documentaire qui soit complet, efficace et simple d’utilisation.

La meilleure façon d’atteindre ce triple objectif implique le développement d’un programme de gestion définissant au préalable les besoins des usagers, la formation progressive du personnel concerné et les mécanismes de maintien appropriés du système de gestion des documents implanté.

Gestion de projets: conception, implantation, suivi et évaluation d’un système complet de gestion documentaire:

L’analyse des besoins

  • Rencontre des responsables et analyse des besoins
  • Évaluation de la masse documentaire à traiter

L’élaboration d’un programme de gestion des documents papier et ou électroniques

  • Inventaire exhaustif de la masse documentaire à traiter
  • Élaboration ou mise à jour du Calendrier de conservation
  • Élaboration ou mis à jour du plan de classement uniforme
  • Codification des dossiers
  • Reclassement des dossiers
  • Transfert des dossiers semi-actifs et inactifs
  • Élagage, épuration et destruction de document périmé

Rapports de gestion

  • Rapport, suivi, bilan, recommandation aux clients

Étape de numérisation de la masse documentaire à traiter

  • Contrôle de qualité
  • Indexation
  • Transfert numérique

Formation du personnel

  • Initiation au système de classement
  • Coaching de gestion à distance
  • Suivi et maintien avec le personnel
  • Gestion des fichiers électronique : dossiers, courriels

Élaboration d’un plan de maintien

  • Suivi périodique
  • Maintien annuel

Élaboration du manuel de procédure de gestion documentaire à l’intention du personnel

  • Procédure documentée d’accès à l’information
  • Élaboration des procédures de gestion
  • Procédures de circulation des documents
  • Procédures de transfert et transport des documents

Préparation des documents

  • Préparation des chemises et dossiers
  • Préparation des étiquettes
  • Préparation et identification des boîtes de semi-actifs et de l’inactif

Entreposage

Codification des boîtes et entreposage des documents dans un dépôt sécurisé et à humidité et température contrôlées.

Une bonne gestion documentaire permet à l’organisation:

  • le repérage rapide et efficace de documents
  • une diminution substantielle des coûts de recherche, d’entreposage et de reconstitution de documents importants
  • le respect des lois provinciales et fédérales, en matière de gestion de documents, d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Nos services d’experts-conseil peuvent vous aider à gérer professionnellement votre masse documentaire. Consultez-nous!
 

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