Numéro 2 - HIVER 2011

BON DÉBUT D’ANNÉE à vous tous!

L’équipe Archives Lanaudière aimerait vous souhaiter une excellente année 2011 et que cette année vous apporte ce qu’il y a de mieux; la santé, la paix et la prospérité.

De gauche à droite: Catherine Bouvier, Renée Drouin, Line Paquette, Annie Létourneau, Mélynda Donais, Mario Lécuyer, Sophie Jacques, Manon Tessier, Denis Pepin, Amélie Grenier, Mélodie Beaucage, Lucie Forest et Micheline Dufresne.

NOTRE THÈME DU MOIS: L’ENTREPOSAGE DE DOCUMENTS

LE SAVIEZ-VOUS?

Mal entreposée, une simple boîte de documents peut coûter jusqu’à 36$ par année en frais d’entreposage, et ce, sans compter les risques de perte, de destruction et de vol.
Juin 2010, une municipalité de Lanaudière a irrémédiablement perdu plus de 1,800 boîtes de documents lors d’un banal incendie de son entrepôt municipal; certains documents dataient de plus de 300 ans.
Les documents rangés dans des boîtes non conformes peuvent se détériorer par l’acidification des boîtes de carton et altérer gravement le papier des documents d’archives.
L’humidité et la vermine sont les ennemis jurés de documents d’archives. Deux ou trois années d’un entreposage inadéquat peuvent suffire à détruire complètement des documents entreposés dans des lieux non conformes.
Grâce à l’informatique, il est maintenant simple d’avoir accès à un document instantanément provenant d’une masse documentaire pourtant entreposée à des kilomètres.
66% des entreprises et des organisations canadiennes n’ont aucun plan de gestion documentaire et finissent ainsi par perdre définitivement la trace de documents importants.
Perdre une masse documentaire (devis, cadastre, etc.) peut s’avérer extrêmement coûteux pour une municipalité. Et c’est parfois fatal dans le cas d’une entreprise.

Ce que tous bons centres d’entreposage devrait offrir comme services

L’entreposage dans un environnement contrôlé et sécurisé. Le contrôle du taux d’humidité et des éléments nuisibles tels que la vermine sont les premiers facteurs à surveiller. Une protection garantissant le risque contre le feu et le vol seront les autres critères essentiels dans le choix d’un bon centre d’entreposage.

Le transport et la destruction de documents sont également des éléments importants. Le personnel dédié au transport et à la manutention des documents doit être en mesure de présenter un certificat négatif de dossier criminel et doit avoir reçu une formation liée à la sécurité documentaire.

L’initialisation d’une source documentaire. Un bon service d’entreposage devrait aussi comprendre une procédure d’archivage pour gestion interne et services d’externalisation (repérage rapide et expédition par Internet). Il s’agit de numériser la totalité des contenus documentaires facilitant la consultation et l’accès à la masse documentaire.

La gestion documentaire proprement dîte consiste d’abord à faire l’inventaire des documents reçus. Un index de la masse documentaire mis à jour sur une base régulière permettra d’assurer une bonne gestion de la masse documentaire tout en éliminant les archives administratives périmées non nécessaires.

La récupération et l’accessibilité aux documents entreposés. Récupérer un document entreposé dans un délai de moins de 12 heures pour un document papier et «instantanément» s’il s’agit d’une copie informatique du document entreposé sont des avantages liés à l’entreposage spécialisé.

Service de destruction confidentielle de documents. Tous bons centres de gestion documentaire devrait être en mesure de proposer un service de destruction de documents.

Ce service devrait comprendre un certificat de destruction et une conformité aux règles de destruction devant témoin. Un haut degré de sécurité des documents à détruire doit être pris en considération et la destruction doit être faite par du personnel autorisé.

Service de cueillette et de livraison de documents. Une fois de plus, la sécurité est de mise. Seul du personnel autorisé et dont la compétence est reconnue, devrait s’acquitter de la collecte et de la livraison de documents. Le vol, l'espoinnage et l'usurpation d'identité sont maintenant des crimes courants.

 

En conclusion
Ne confiez vos documents qu’à des organisations dont la crédibilité est établie et dont le personnel est accrédité selon des normes de sécurité et assurez-vous en 2011 que vos documents d’archives sont entreposés dans des lieux où ils seront en sécurité!

 

OUVERTURE D'UN NOUVEAU SITE D'ENTREPOSAGE DOCUMENTAIRE POUR ARCHIVES LANAUDIÈRE

Archives Lanaudière dispose maintenant d’un satellite de service comprenant un espace conforme pour l’entreposage documentaire (3,3 kilomètres de rayon) répondant en tous points aux normes sécuritaires de l’industrie. Service de transport, consultation sur place de documents, externalisation de documents (repérage et expédition par télécopieur ou Internet) gestion documentaire et numération font également partie de l’offre de service de ce nouveau satellite régional localisé à Repentigny.

Pour plus d’informations:
Denis Pepin 450-589-2033.

UNE CRÈMERIE EN 1932

Une crèmerie sur la rue principale de la Ville de L'Assomption en 1932.

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