Numéro 3 - PRINTEMPS 2011
 

BULLETIN PRINTEMPS 2011: UN P’TIT MÉNAGE S’IMPOSE ?

DANS CE NUMÉRO
La gestion de vos documents; tout est bien rangé mais votre personnel s’y retrouve-t-il ?
L’histoire de nos villages enfin racontée; l’organisation de circuits patrimoniaux
PROMOTION ENTREPOSAGE

LA GESTION DE VOS DOCUMENTS; TOUT EST BIEN RANGÉ MAIS VOTRE PERSONNEL S’Y RETROUVENT-ILS ?

Comment se porte votre système de gestion de documents ? Que diriez-vous de faire ensemble un petit diagnostic rapide ? Répondez par oui ou par non aux questions suivantes;

Votre système de classement permet-il un repérage rapide et efficace de tous vos documents en moins de 5 minutes?
Avez-vous perdu la trace de documents au cours des 5 dernières années?
Votre gestion de documents est-elle conforme aux normes fédérales et provinciales?
Vos documents sont-ils protégés en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels?
L’espace utilisé pour le rangement de vos boîtes de documents est-il conforme et à l’abri du feu, de l’eau, de la vermine, et du vol?
Avez-vous un calendrier de conservation des documents approuvés par bibliothèque et archives nationales du Québec (BANQ)?
Vos documents électroniques y sont-ils inclus?
Votre coût d’entreposage est-il concurrentiel?
L’espace utilisé pour l’entreposage serait-il requis pour des fins plus productives?

Un bon processus de gestion de documents comporte en fait plusieurs étapes;

  1. L’analyse des besoins; avant toute chose il faut prendre connaissance des besoins de l’organisation dans le contexte de la gestion courante de ses documents.
  2. Un programme de gestion approprié concernant les archives papiers et les archives électroniques à gérer doit ensuite être élaboré.
  3. Viendra aussi la phase de numérisation qui permettra aux gestionnaires de l’organisation d’avoir accès instantanément à tous les documents en un simple clic de souris. Efficace et peu coûteux !
  4. Afin de permettre un suivi de la gestion des documents, le personnel en place doit être formé adéquatement afin de permettre une continuité cohérente et conforme. L’organisation municipale doit avoir un minimum d’autonomie dans sa gestion documentaire. Imaginez un peu que chaque employé ayant eu accès aux documents de votre organisation les aie ensuite classé à « sa » façon…ouf !
  5. Un plan de maintien pour le suivi périodique et manuel de la masse documentaire doit être mis en place.
  6. Un manuel de procédure est aussi nécessaire à l’intention du personnel assurant un transfert de connaissance adéquat pour tout le personnel manipulant la documentation.
  7. Une préparation adéquate des documents et des boîtes destinés à l’entreposage est une des dernières étapes importantes. Les documents sont triés et les boîtes identifiées.
  8. L’étape finale, l’entreposage des boîtes; les boîtes sont codifiées et entreposées dans un espace hautement sécurisé dans une atmosphère contrôlée.

Maintenant, combien de fois avez-vous répondu non à notre petit diagnostic ? Besoin d’en discuter avec des professionnels ? Appelez-nous! Ça fait toujours du bien d’en parler ! Denis Pepin ou Catherine Bouvier au 450 589 0233
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FORMER SON PERSONNEL EN GESTION D’ARCHIVES ; EST-CE POSSIBLE ?

C’EST NON SEULEMENT POSSIBLE MAIS C’EST AUSSI TRÈS RENTABLE !

Appuyé par une solide équipe d’archivistes, Archives Lanaudière propose un éventail de formations reliées à la gestion des documents et à l’archivistique, toutes adaptées aux besoins des différentes clientèles.

Nous offrons, en fait, des programmes de formation pouvant s’inscrire dans un cadre d’activités récurrentes ou ponctuelles, et ce, que ce soit pour des municipalités, organisations parapubliques et même pour le secteur privé.

Notre formation de base « Comment atteindre vos objectifs en matière de gestion documentaire » tiendra compte des besoins spécifiques et répondra adéquatement, selon les normes en vigueur, aux différents secteurs d’activités.

Les bénéfices pour l’organisation sont importants ; gestion documentaire uniformisée selon les normes, gain de productivité, économies de temps, et l’élimination des pertes de documents importants en sont les principaux. Éthique, déontologie, professionnalisme sont aussi les valeurs véhiculées de façon transversale dans le contenu de nos programmes de formation.

Archives Lanaudière est un centre d’archives reconnu et agréé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Cette accréditation assure à notre clientèle que les différentes formations dispensées respectent, en tous points, les pratiques professionnelles reconnues en gestion documentaire.

Également reconnu comme organisme formateur dans le cadre de la loi favorisant le développement de la formation de la main-d’œuvre (agrément numéro 0051625) le requérant peut se prévaloir de nos formations pour répondre adéquatement aux impératifs requis par la loi sur la formation du personnel.

Que ce soit en formule groupe ou individualisée, nous disposons d’équipements modernes et locaux spacieux pour recevoir du personnel en formation. Former votre personnel; est-ce possible ? Bien sûr que oui et vous y gagnerez, ça c’est certain ! Des questions ? Info@archives-lanaudiere.com

L’histoire de nos villages enfin racontée; l’organisation de circuits patrimoniaux


Chaque village a sa propre histoire. Un nom de rue cocasse, un édifice dont l’architecture est un peu spécial, une église avec toutes ses histoires de mariages, de naissances, de décès de personnages d’époque. L’organisation de circuits patrimoniaux fait parler nos villages. Chaque année Archives Lanaudière organise ce type d’événements pour des municipalités et cette activité devient de plus en plus en demande puisqu’elle met en valeur l’histoire et le patrimoine d’une municipalité.


En plus de créer des emplois étudiants stimulants et intéressants, l’activité revêt un caractère touristique pour le bénéfice des voyageurs. Cet été, pourquoi ne pas organiser votre propre circuit patrimonial pour le bonheur de votre communauté ?

Que ce soit pour l’élaboration de panneaux d’interprétation, l’organisation et la supervision d’un circuit patrimonial guidé, une exposition conventionnelle ou numérique, et même l’histoire de la toponymie des rues, places et autres lieux de votre localité, nous pouvons vous assister et vous guider dans votre propre projet. Confiez-nous vos idées ! Il nous fera plaisir d’en faire des projets stimulants et intéressants! info@archives-lanaudiere.com ou demandez Denis Pepin 450 589 0233.


PROMOTION ENTREPOSAGE



Les boîtes s’accumulent ? Vous manquez d’espace ? Pire, vos documents sont menacés par l’humidité et la vermine ? Mettez-les en sécurité ! Nous les entreposerons dans un endroit protégé à l’abri du feu, de l’eau et des souris… sauf celle de votre ordi puisque vous aurez accès à votre documentation en tout temps ! De plus, pour un volume de 50 boîtes et plus de documents, profitez de notre offre promotionnelle des trois premiers mois gratuits ! Pour une estimation, communiquez avec Denis Pepin au 450 589 0233 ou
info@archives-lanaudiere.com