Entreposage de documents
Entreposage archivistique dans un environnement contrôlé et sécurisé
À un prix compétitif!
Dans notre dépôt moderne, aménagé et contrôlé selon des normes strictes de sécurité, Archives Lanaudière vous offre d’entreposer vos documents pour libérer vos espaces de rangement.
Spécialement aménagé dans un local de structure bétonnée, notre service d’entreposage documentaire répond en tous points aux normes de sécurité et de protection des documents.
Contrôle de l’humidité, surveillance constante de la manutention et protection contre les éléments nuisibles sont les caractéristiques de base de notre service professionnel d’entreposage.
Service de cueillette
La cueillette et la manutention sont réalisées par du personnel qualifié, garantissant la paix d’esprit à notre clientèle. L’entreposage de documents corporatifs, tels que les archives d’entreprises, médicales, scolaires ou municipales, nécessitent un haut degré de sécurité dont nous nous portons garants.
Gestion des documents entreposés
Archives Lanaudière peut réaliser aussi pour vous la gestion et le déclassement des documents entreposés :
- Inventaire des documents que vous nous avez confiés
- Détermination par boîtes de l’année de disposition selon les délais de conservation prescrits
- Mise à jour des listes et index
- Préparation d’une liste de destruction qui vous est soumise pour autorisation
- Destruction selon les règles de confidentialité directement à notre dépôt.
Tout cela vous évite de payer l’entreposage pour des documents dont le délai de conservation est prescrit.
Afin de vous aider à mettre en œuvre vos projets uniques, les professionnels archivistes de la gestion des dossiers d’Archives Lanaudière possèdent la souplesse et le savoir-faire nécessaires pour vous offrir un éventail d’importants services de classification, de tri, de destruction et de relocalisation.
Consultation
Archives Lanaudière met gratuitement à votre disposition des locaux permettant la consultation de documents sur place. Vous pouvez également utiliser les locaux pour effectuer des travaux liés à l’application du calendrier de conservation.
La récupération et l’accessibilité aux documents entreposés
Nous proposons un service rapide de repérage et d’expédition des documents entreposés. Ce service est également offert par voie électronique pour le repérage et l’expédition dans les minutes suivant la demande.
Ainsi, lors d’une demande de dossier, nous pouvons numériser ce dernier et l’expédier rapidement par courriel ou encore par télécopieur.
Service de destruction confidentielle de documents
Le service de destruction confidentielle comprend le déchiquetage et le recyclage sécuritaire et rapide de vos documents. Aussitôt une demande de destruction reçue, les frais d’entreposage sont arrêtés. Si nous ne sommes pas en mesure de procéder à la destruction des documents immédiatement, nous assumons les coûts d’entreposage le temps requis.
Notre service de destruction documentaire comprend un certificat de conformité sécuritaire. Un haut degré de sécurité est accordé à cette opération et est effectué par du personnel autorisé seulement. Aucun document n’est jeté intégralement dans un conteneur ni expédié pour du recyclage.
- Le vol, l’espionnage et l’usurpation d’identité sont des crimes de plus en plus répandus dans notre société. Le recours à notre service professionnel vous assurera une tranquillité d’esprit.
- Les boîtes de documents ne seront jamais entreposées à plus de deux de hauteur. Cette façon de faire assure leur intégrité au fil du temps. Si une boîte est endommagée suite à nos manipulations, elle sera changée sans frais.
- L’ensemble de notre dépôt est sécurisé et tempéré. Aucun frais supplémentaire ne s’applique pour ce service de qualité.
- Nous ne tarifons aucuns frais minimaux ni frais administratifs pour l’ensemble des services décrits.
- Si vous choisissez de faire affaire avec Archives Lanaudière, selon l’entente conclue, nous pouvons assumer une partie des frais relatifs au retrait des boîtes qui sont présentement sous la protection d’une entreprise concurrente.
- Pour l’ensemble des services offerts, les coûts comprennent toutes les taxes applicables.
- Considérant tous ces avantages, nos tarifs sont les plus bas du marché.
Faire affaire avec Archives Lanaudière, c’est aussi une façon de soutenir une mission sans but lucratif.