Formations et perfectionnement

Comment atteindre vos objectifs en matière de gestion documentaire

Appuyé par une solide équipe d’archivistes, Archives Lanaudière offre un éventail de formations reliées à la gestion des documents et à l’archivistique, adaptées à votre secteur d’activités. L’organisme offre ce type de formations dans le cadre d’activités récurrentes ou ponctuelles pour des associations, regroupements ou entreprises diverses. La session de formation proposée «Comment atteindre vos objectifs en matière de gestion documentaire» tient compte des besoins de chaque secteur d’activités.

Archives Lanaudière est un organisme à but non lucratif agréé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec, voué à l’acquisition, à la préservation, au traitement et à la diffusion du patrimoine archivistique. Sa mission comporte aussi un volet d’éducation et c’est dans cette optique qu’il vous offre plusieurs formations. À ce titre, l’organisme assure que la formation sera dispensée dans le respect des pratiques reconnues en la matière.

Archives Lanaudière est également reconnu comme organisme formateur, dans le cadre de la loi favorisant le développement de la formation de la main-d’œuvre, agrément numéro 0051625. Les professionnels d’Archives Lanaudière s’engagent à respecter le code de déontologie prôné par l’Association des archivistes du Québec.

Archives Lanaudière dispose en plus d’une salle de conférence climatisée offrant toutes les facilités d’accommodement et toute la technologie nécessaire à la présentation d’une formation.

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Contenu de la formation « Comment atteindre vos objectifs en matière de gestion des documents »

Durée : 1 journée

Sachant que la bonne tenue des dossiers a un effet positif sur la qualité des services offerts, plusieurs entreprises, organismes et associations organisent pour leur personnel ou leurs membres des sessions de formation traitant de la gestion de l’information et de la numérisation des documents.

Cette formation a pour but d’initier les participant(e)s à l’importance de saines pratiques en matière de gestion des documents et tient compte de besoins de chaque secteur d’activités.

Les formateurs abordent les aspects relatifs aux obligations en regard des lois régissant la gestion documentaire, les outils de gestion documentaire, le traitement des dossiers, ainsi que de la norme ISO 15489 le «Record Management».

Les aspects suivants seront abordés lors de la formation :

• Aspects légaux
  – Loi sur les archives
  – Loi sur l’accès aux documents des organismes et sur la protection des renseignements personnels, secteur privé ou public selon le cas
  – Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information
  – Quelle est la valeur légale d’un document sur support numérique?
  – Norme ISO 15489
• Responsabilités et tâches en regard du plan de classification, du calendrier de conservation, du transfert des documents et les index
• Plan de classement
  – Comment organiser l’information à partir d’une structure simple mais efficace
• Qu’est-ce qu’un calendrier de conservation?
  – On aborde les règles qui déterminent la durée de vie de chaque document.
• Transfert des documents actifs, semi-actifs et inactifs
  – Quels documents conserver en fonction de chaque type et pourquoi?
  – Qu’est-ce qui constitue votre fonds d’archives historiques?
• Index
  – À partir des outils et logiciels informatiques couramment utilisés, comment constituer des index faciles à consulter et à mettre à jour?

Méthodologie

• Exposés et interactions
• Exercices en équipe (cahier d’exercices)
• Études de cas (outils de gestion documentaire)
• Documentation écrite

Archives Lanaudière offre aussi plusieurs autres formations en archivistique et en gestion des documents :

• Gestion des photographies
• Règles de description des documents d’archives (RDDA)
• Gestion électronique des documents