Qu’est-ce qu’un plan de classification et un calendrier de conservation?
Ces deux outils sont presque indissociables. Le plan de classification établi une structure de classement uniforme dans votre organisme, c’est-à-dire qu’il sert à ranger physiquement ou numériquement les documents par sujet. Le calendrier de conservation, de son côté, concerne une dimension temporelle et une finalité : il vous indique combien de temps conserver les documents, avant de pouvoir les détruire en totalité ou en partie, ou encore de les conserver de façon définitive.
Quels sont leurs objectifs?
La saine gestion de vos archives permet, entre autres :
- d’assurer la continuité de vos activités
- de satisfaire aux exigences des lois et règlements encadrant la gestion des documents, notamment en matière de protection des renseignements confidentiels, de documents financiers ou d’accès à l’information
- de faciliter le classement, le repérage et la transmission de l’information, autant papier que électronique
- de maximiser son espace d’entreposage en ne conservant que les documents qui doivent l’être
- de participer à la constitution du patrimoine archivistique de votre région, et ainsi garder une trace des réalisations de votre organismes au fil des années.
Pourquoi les mettre à jour?
Les lois, les règlements et les recommandations évoluent dans le temps. Votre organisme en lui-même peut également subir des changements qui se refléteront sur votre gestion documentaire. Par conséquent, il est recommandé de faire une révision aux cinq ans de ses outils documentaires.
Comment procédons-nous pour concevoir vos outils?
Nous faisons un examen de vos besoins, en profondeur, afin de vous proposer la meilleure solution adaptée à ceux-ci. Nous pouvons visiter les responsables de la gestion documentaire à vos bureau, mais cette démarche peut également se faire entièrement en ligne, par courriel et par téléphone.
Vous ne savez pas par où commencer? N’hésitez pas à demander une soumission gratuite, qui ne vous engage à rien.