Règles et principes de la numérisation

Dans le choix de la firme qui réalisera les travaux de numérisation, il est primordial de tenir compte des points suivants:

• Pour garantir que les travaux seront menés à terme, la stabilité et la santé financière de l’organisme ou de l’entreprise doit être démontrée.
• Cet organisme ou entreprise détient-elle toutes les assurances nécessaires en cas de pertes, de dommages ou autres incidents pouvant être dommageables pour vos dossiers?
• Pendant la période de numérisation, où seront entreposés vos documents? L’organisme ou l’entreprise a-t-elle les infrastructures nécessaires pour assurer un entreposage sécuritaire de vos précieux documents (entrepôt protégé contre le feu, l’eau, l’humidité ou les vermines)?
• De quelle façon l’organisme ou l’entreprise assurera le transport sécuritaire de vos documents vers le lieu de numérisation?
• Qui traitera vos dossiers? Peut-on vous assurer que ce seront des professionnels qui prépareront et numériseront vos documents avec tout le soin que suppose ce type de documents? La confidentialité des informations contenues dans vos dossiers, est-elle assurée?
• Les lois, les règlements et les règles de l’art inhérents à ce genre de travail sont-ils respectés?

Par exemple, selon l’usage que l’on fera du document numérisé, il est important de respecter les règles quant au choix du format d’image. Selon que ce soit pour la conservation, la transmission ou la consultation du document, un format TIFF, multi TIFF, JPEG ou PDFA, est recommandé. Le respect de ces règles est important parce qu’il détermine la valeur légale ultérieure de vos documents.

Aussi, lorsqu’un document numérisé est susceptible d’être imprimé pour différents besoins, transmis par courriel ou transféré sur un réseau informatique, le guide d’imagerie numérique recommande une qualité minimale d’imagerie. Le nombre de pixels utilisé ne doit pas être laissé au hasard, non plus que l’utilisation de la couleur, du ton de gris ou du noir et blanc.

Enfin, il est fortement recommandé que les travaux reçoivent une certification confirmant que ceux-ci ont été faits dans le respect des lois, règlements et directives des autorités compétentes, selon les règles de l’art et en vertu du code de déontologie de l’Association des archivistes du Québec.

Archives Lanaudière existe depuis 1992. Il réalise des mandats de numérisation depuis plus de 15 ans et détient toutes les assurances responsabilité nécessaires en cas de sinistre. Son dépôt d’archives est sécurisé. Des systèmes protègent vos documents contre le vol, le feu, l’eau, l’humidité et la vermine. Les employés qui traiteront vos dossiers sont tous des professionnels des archives membres de l’Association des archivistes du Québec.

Archives Lanaudière est un organisme à but non lucratif. Il finance ses activités par les services offerts aux organisations telles que la vôtre. L’ensemble des bénéfices sont réinvestis dans la mission historique et patrimoniale qui profite à l’ensemble de la société. En tant qu’organisme de charité, Archives Lanaudière peut aussi émettre un reçu pour fins d’impôts pour une partie des sommes allouées à la numérisation et ne charge pas de taxes.

Avant d’octroyer le mandat de numérisation, laissez-nous réaliser un test gratuit de numérisation sur un échantillonnage de dossiers. Nous sommes assurés que nous pouvons réaliser les travaux à la hauteur de vos attentes et ceci à un coût inférieur à la compétition. À ce propos, nous nous engageons à vous offrir un coût d’au moins 5% inférieur à toute autre offre de nos concurrents qui réalisent les travaux avec la même rigueur, dans le respect des lois et règlements et avec une qualité de travail qui fait la marque d’Archives Lanaudière.